Informationen Internetseite Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

In der Silbitz Gruppe ist es für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin der Werke oder externer Firmen, für Auszubildende (im weiteren Verlauf Beschäftigte genannt) und für Beschäftigte von Kunden, Lieferanten und Dienstleistern (im weiteren Verlauf Dritte genannt) möglich, bekannte oder vermutete Verstöße gegen gesetzliche Regelungen und interne Festlegungen innerhalb der Silbitz Gruppe zu melden.

Für diese Meldungen wird eine interne Meldestelle eingerichtet. Es steht jedem Beschäftigten und Dritten die Wahl frei, sich auch an eine externe Meldestelle zu wenden.

• Verstöße gegen die Compliance Vorschriften der jeweiligen Gesellschaften
• Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz von Leben und Gesundheit sowie zum Schutz der Rechte von Beschäftigten oder Ihrer Vertretungsorgane
• sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie der Europäischen Gemeinschaft
  dazu gehören unter anderem:
  • Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
  • Produktsicherheit und -konformität
  • finanz- und steuerrechtliche Verstöße
  • Umweltschutz
  • Strahlenschutz
  • Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation, zum Schutz der Vertraulichkeit der Kommunikation, zum Schutz personenbezogener Daten
  • Sicherheit in der Informationstechnik

Die interne Meldestelle stellt verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Beschwerden und Meldungen abzugeben.

• telefonische Meldung mit Anrufbeantworter (036693 80 412)
• E-Mail (hinweisgeber-meldestelle[at]silbitz-group.com)
• persönliche Vorsprache
• per Post
  Silbitz Group GmbH
  Interne Meldestelle
  Dr.-Maruschky-Straße 2
  07613 Silbitz
• interne Briefkästen

Alle Meldungen können auch anonym erfolgen.

1. Die Angabe Ihres Namens und einer Kontaktmöglichkeit für etwaige Rückfragen wäre für die Bearbeitung hilfreich. Eine Meldung kann jedoch auch ohne Angabe der persönlichen Daten erfolgen.
   
   In diesem Zusammenhang werden personenbezogene Daten (Name, Vorname) vom Hinweisgeber, wenn bekannt, aber auch von den in der Meldung benannten Personen (beschuldigte Personen, Zeugen) gemäß den Grundsätzen der DS-GVO Artikel 5 verarbeitet. Diese Daten werden vertraulich behandelt und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.
2. Sie machen eine Angabe zum Schwerpunkt Ihrer Meldung.
3. Formulieren Sie Ihre Meldung in eigenen Worten.
4. Nach Eingang der Meldung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung.
5. Ihre Meldungen nehmen wir auf, bearbeiten sie oder holen Einkünfte bei der hierfür zuständigen Stelle ein. Genaue Informationen zu den Schwerpunkten erhalten Sie während des Meldeprozesses, wenn Sie uns eine Kontaktmöglichkeit angeben.

Die eingehenden Meldungen werden vom Team der internen Meldestelle protokolliert und dokumentiert.

Nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung zuständigen Personen haben Zugriff auf die eingegangene Meldung. Auch bei Kontakt zu Ihnen als hinweisgebender Person, zum Beispiel zur Anforderung weiterer Informationen, gilt das Vertraulichkeitsgebot.

Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies für die Folgemaßnahmen erforderlich oder rechtlich zulässig ist. Die interne Meldestelle informiert die hinweisgebenden Personen vorab, außer es sprechen ermittlungstechnische Vorgaben von Ermittlungsbehörden dagegen.

Werden Informationen über einen Anrufbeantworter erfasst, werden diese sofort nach der Erfassung des Anrufprotokolls gelöscht. Die Aufbewahrung von Tonaufnahmen ist nur mit der Einwilligung der meldenden Person gestattet.

Die gesamte Dokumentation zu einem Meldevorgang wird 3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs gelöscht. Eine längere Aufbewahrungszeit ist möglich, wenn eine Anforderung nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften erfüllt werden muss. Der Grund für die längere Aufbewahrungsfrist wird dokumentiert.